Гайд: Утверждение графика отпусков на 2025 год. Как заполнить график отпусков

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.
В статье мы разберёмся, как заполнить график отпусков, а также предложим скачать готовый образец документа.

Отвечаем на вопрос, нужен ли график отпусков: да, нужен. Поскольку график отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из ст 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2025 год утверждается не позднее 17 декабря 2024 года.

Все работники по трудовому договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых (ст 114 ТК РФ). Он состоит из основной части, продолжительностью не менее 28 календарных дней, и дополнительного отпуска, который присоединяется к основному. 

Очередность отдыха работников устанавливается ежегодным графиком отпусков. Его утверждает руководитель компании не позднее, чем за две недели до начала нового года (ст 123 ТК РФ). План нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых.

Составление графика отпусков может быть оформлено в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах.

Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.  

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит:

• от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право
• от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2024 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2023 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

График отпусков действует с 1 января по 31 декабря. За это время в компании происходят изменения: кто-то увольняется, кого-то принимают на работу. Трудовой кодекс не обязывает работодателя корректировать график отпусков в таких случаях. Рассмотрим порядок действий в разных ситуациях.

Принят новый сотрудник
Здесь у работодателя два варианта действий.

1. Первый — отправить работника на отдых приказом по его письменному заявлению. Минус этого варианта в том, что в графике будут указаны не все работники в штате. Это вредит управленческому учету.
2. Второй вариант — скорректировать график отпусков. Изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком он утверждался. То есть опять нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если был приказ, внести изменения также приказом.

«Льготник» ушел в отпуск не по графику
Здесь изменять график не нужно. Повторим, что на «льготников» он фактически не распространяется. Кадровик делает отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.

Сотрудник захотел перенести сроки
Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением об уходе в отпуск вне графика, в котором указать причину. Если руководитель сочтет ее уважительной, то он может пойти навстречу и перенести сроки.
В форме Т-7 в графах 8-9 указывается новая дата начала отпуска и как основание — реквизиты соответствующего приказа работодателя.

Сроки нужно перенести по закону
Работодатель обязан перенести период отпуска, если не уведомил работника о его начале за две недели или не выплатил отпускные за три дня до начала (ст 124 ТК РФ). Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.
Если во время отпуска работник заболел или был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей, отпуск продлевается либо переносится на другой срок (ст 124 ТК РФ). Новую дату определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника.
Все продления или переносы отпуска оформляются приказом, на основании которого кадровик заполняет графы 8-9 формы Т-7.

Сроки переносятся по инициативе руководителя
Работодатель может предложить работнику перенести сроки отдыха из-за производственной необходимости, но тот не обязан соглашаться (ст 124 ТК РФ). Точно так же отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия (ст 125 ТК РФ). Изменить в одностороннем порядке график нельзя.
При переносе отпуска руководитель должен помнить, что непредоставление очередного отпуска работнику в течение двух лет подряд запрещено. Работники с вредными и опасными условиями труда, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст 124 ТК РФ).

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы
Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма графика отпусков содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

• графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• графа 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
• графа 3 – имя, фамилия и отчество;
• графа 4 – табельный номер;
• графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
• графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом
Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание
Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должность и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение графика отпусков
Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление
Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

• завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
• предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
• собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Чтобы правильно оформить и утвердить график отпусков, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Вопрос 1
Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?
Да, можно. Однако потом придется дополнительно согласовывать с работником конкретную дату начала отпуска.
Независимо от того, известна точная дата отпуска или только месяц предполагаемого отдыха, работника необходимо известить под подпись о времени начала отпуска. Сделать это нужно не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК). Если известен только месяц, когда работник уйдет в отпуск, то работодателю придется предупредить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до начала этого месяца.
Таким образом, можно указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска. Однако на практике это неудобно, так как потом нужно дополнительно согласовать с работником конкретную дату отпуска.
Еще один аргумент в пользу указания конкретной даты - это то, что в соответствии с правилами делопроизводства реквизит «дата» включает в себя число, месяц и год.

Вопрос 2
Вправе ли работодатель запретить работникам идти в отпуск в определенные месяцы или иные периоды года из-за особенностей технологического процесса и специфики деятельности организации?
Да, вправе, если отпуск работника может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации. При этом отпуск работника необходимо перенести.
Если есть причины, по которым в определенный период года невозможно предоставить сотрудникам отпуск, то работодатель вправе не планировать им отпуска в этом периоде. Например, если отпуск может неблагоприятно отразиться на ходе работы организации.
Однако отпуск отдельных категорий работников переносить запрещено (см. шпаргалку).

Вопрос 3
Может ли организация отказать работникам в предоставлении отпуска, если дата его начала выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?
Нет, не может, если отпуск предоставляют по графику, и он не влияет неблагоприятно на работу организации.

Вопрос 4
Как в графике отпусков указать должность работника, если он временно замещает другую должность?
Если работник временно замещает другого работника, то в графике отпусков указывайте его основную должность. 
Если работнику оформили временное замещение, то есть дополнительную работу за основного работника временный заместитель выполняет наряду с основной, то в документах он указывает свою основную должность. 

Вопрос 5
Как в графике отпусков указать должность работника, если он временно переведен на другую должность?
Если работника временно перевели на другую должность, то необходимо указать временную должность.
Когда работника временно переводят на другую работу, то меняется его должность, которая была в трудовом договоре (статья 72.2 ТК РФ). Поэтому в период временного перевода работник не имеет никакого отношения к своей прежней должности, за исключением гарантии обратного перевода по окончании срока перевода. Поэтому если на момент составления графика отпусков работник временно занимает другую должность, то именно эту должность нужно отражать в графике отпусков.